「終わった」のか「途中」なのかが分からない。請求・入金の状態が見えない理由

「入金、確認できてる？」と聞かれて、「たぶん大丈夫です」と答える。月末の事務所でよくある場面です。この「たぶん」を減らす方法は、はっきりしています。請求から入金確認までの流れを、担当者の記憶の外に残すことです。

やることは2つだけです。今の流れを1枚に書き出すこと。管理表に「状態」と「最終確認」の列を足すこと。新しいソフトを入れなくても、今日から始められます。

ふだんは担当者の記憶で回ります。それでも、担当者が休んだ日や月末に確認が重なった週には、請求漏れや入金確認の遅れに気づきにくくなります。「たぶん」の中には、あの取引先の入金はもう確認したか、請求書はどのメールで送ったか、最後に表を更新したのはいつか、という小さな宿題が隠れています。

この記事では、その宿題を残さない、いちばん簡単な請求・入金管理の形を紹介します。

見えなくなるのは、終わったか途中かの区別

請求・入金の状況は、担当者本人には見えています。請求書を送ったのか、入金確認まで済んだのか、頭の中では整理できている。外から追えないだけです。

とくに紛らわしいのが、まだ入金がない「未入金」と、入金はあったのに管理表へ書いていないだけの「未反映」です。通帳の上では確認が済んでいても、表の上ではどちらも同じ空欄に見えます。自社の管理表の空欄がいまどちらなのか、担当者のほかに即答できる人がいるかどうかが分かれ目です。

空欄の理由が誰にも分からない状態は、担当者の怠慢ではありません。確認した結果を残す場所が決まっていないだけです。だから、場所を決めるところから整えます。

まず、今の流れをそのまま書き出す

最初にやることは、請求書を作ってから入金を確認するまでの流れを、そのまま書き出すことです。きれいに直すのはあとでよく、手書きのメモでも十分です。

実際の流れは会社ごとに違います。請求書はメールで送る会社もあれば、印刷して郵送する会社もあります。請求書発行ソフトを使っていても、入金確認は通帳とネットバンキングの明細で、という会社は珍しくありません。だからこそ、教科書の形ではなく、自社の今の形をそのまま書きます。

書き出すときは、それぞれの手順に「誰が」「どこを見て」「終わった記録がどこに残るか」を添えてください。

手順	誰が	どこを見ているか	終わった記録
請求書作成	社長	前回の請求書、契約内容	請求書PDF
送付	経理担当者	メール、郵送リスト	送付日、送信済みメール
入金確認	経理担当者	ネットバンキング、通帳	入金確認日
管理表更新	経理担当者	Excel、スプレッドシート	状態、最終確認者

ここまで書くと、なんとなく進んでいた業務の輪郭が見えてきます。誰がどこを見て確認しているのか、終わった証拠はどこに残るのか。これが分かるだけで、担当者が不在の日でも、ほかの人が状況を追えるようになります。

管理表に「状態」と「最終確認」の列を足す

次に、管理表へ「状態」と「最終確認」の2列を足します。入金確認が済んだのか、まだなのかを担当者以外が判別できる、いちばん小さい形です。

入金の確認そのものは、多くの会社で毎月行われています。ネットバンキングを開いて、A社の振込を見つけて、頭の中で「よし」と確かめる。抜けやすいのは、その「よし」を書き残すところです。記録がなければ、翌週に表を見た人には、未入金なのか未反映なのか区別がつきません。

「状態」には入金済み・未確認・入金待ちのどれかを、「最終確認」には日付と確認した人を書きます。B社の行に「未確認 5/28 佐藤」とあれば、入金がないのではなく、28日から誰も明細を見ていないのだと分かります。未入金と決めつける前に、まず照合すればよいと判断できます。

会計ソフトが行う入金消込のように作り込まなくても、ここまでで用は足ります。売掛金の回収がどこまで進んだか、誰が見ても分かる。まずはその状態を目指します。

週に一度、明細と管理表を突き合わせる

表ができたら、確認の回し方を決めます。目安は、入金予定日の翌営業日と、週に一度の突き合わせです。ネットバンキングの明細と管理表を並べて、状態と最終確認の欄を最新にします。毎日でなくても、曜日が決まっていれば確認は続きます。

照合していると、請求額と入金額が合わないことがあります。多いのは、振込手数料が差し引かれているか、請求書と違う名義で振り込まれているかのどちらかです。管理表の備考に「手数料差引」「名義違い」と一言残しておくと、次回から迷いません。差額の経理処理に迷う場合は、顧問税理士に確認してください。

入金予定日を過ぎても入金がないときは、先に自社側を確認します。請求書は送ったか、金額と振込先は正しかったか。ここまで照合してなお未入金なら、取引先に連絡します。催促だと思うと腰が重くなりますが、この段階の連絡は事実確認です。「行き違いでしたら失礼します」と添えた、確認のメールで十分です。

ツールを選ぶ前に、今の業務を把握する

この管理が回り始めると、手作業を減らしたくなります。請求書発行ソフト、会計ソフト、ネットバンキング連携、最近ではAIまで、楽にできる道具は揃っています。ただし順番があります。ツールが先ではなく、現状の把握が先です。

私は中小企業の現場で、自社の状態を把握しきれないまま高いコストをかけてツールを導入し、数か月後には誰も使っていない、一部の機能しか使っていない、という場面にしばしば直面してきました。あとから原因をたどると、自社の実態とツールでできることが噛み合っていなかった、担当者しか把握していない業務が導入後に出てきた、というところに行き着きます。ツールの性能ではなく、導入前の把握の問題です。

その点、ここまでで作った流れの1枚と管理表は、そのままツール選びの判断材料になります。選ぶ前に、今の流れの中で変えられることを確認してください。

• 請求書の送付方法を、郵送からメールに変えられるか
• 紙で保管しているものを、PDFやクラウド上の保管に変えられるか
• 入金確認を、通帳記帳からネットバンキング確認に変えられるか
• 管理表を、個人のExcelから共有フォルダやスプレッドシートに変えられるか
• 請求書発行ソフトや会計ソフトのデータを、入金管理に使えるか

この前提しだいで、合うツールは変わります。遠回りに見えるかもしれませんが、現状を把握してから、どの手段なら効果が高いかを検討する。それが、今ある時間と人手でよりよい結果につながる、いちばんの近道です。

まずは今月分だけ

ここまでの方法を、まずは今月分だけ試してみてください。請求書を作ってから入金を確認するまでを、ざっくり追うだけで構いません。

確認するのは、細かい手順ではなく次の3つです。

1. 請求書を作って送るまでの流れ
2. 入金を確認して管理表に反映する流れ
3. 担当者が不在でも状況を確認できるか

追ってみると、担当者しか知らない手順や、最新かどうか分からない表が見つかります。それが来月整える候補です。

請求・入金の管理は、流れを1枚に書き出して、表に2列を足して、週に一度突き合わせる。この3つで回り始めます。新しい管理表やツールの検討は、そのあとで間に合います。まずは今月分から始めてみてください。

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